運用AI精進專案管理

張憲中 Douglas Chang

  • 精誠資訊/恆逸教育訓練中心-資深講師
  • 技術分類：管理

 

 

【概述】

近年來，由於ChatGPT 與諸多AI 應用程式的快速發展、加上DeepSeek的橫空崛起，大幅度改變了我們的世界，在專案管理的領域亦復如此。常言道：「AI 不會取代人類，但擁有 AI 的人類將取代不具有 AI 的人類」 (AI won’t replace humans — but humans with AI will replace humans without AI.) 把這句話的「人類 (Humans)」改成「專案經理 (Project Managers)」一樣適用。 全球著名的資訊研究與顧問諮詢公司Gartner說：五年後 (2030年)，專案管理有80% 的工作會被AI取代，但這不表示專案經理會被取代，而是：若能善用AI，則專案管理的工作效率將會大幅度提升。 本文概述 AI 如何協助專案管理，從優化日常管理任務、到提高團隊績效和專案成果，AI 會是讓我們在競爭激烈的環境中保持領先地位的關鍵，它不是來取代專案經理，而是來幫助專案經理，強化他們的管理工作 (AI is here to argument PM)；「若不懂AI就BI（悲哀）了！」


【專案經理與AI協作】

兩者分工、相輔相成：讓 AI 執行繁瑣的日常工作，好讓專案經理可以專注於「如何讓專案為組織提供價值」、以及思考「突破性的解決方案」。


【專案經理的職責】

以下各項工作，仍需由專案經理親自操刀、不能假手AI：

  1. 領導團隊、朝著專案目標邁進；

  2. 整合分工、發揮創意；

  3. 運用情緒智商、管理利害關係人；

  4. 謹記商業價值、確保專案目標與組織策略一致。


【AI可以幫忙的事項】

  1. 製作會議記錄 (Meeting Minutes)：會議記錄是ㄧ般人都不太喜歡做的繁瑣事，交給AI，它會主動紀錄、並轉換成「待辦事項」(Action Items)。

  2. 編撰專案現況報告 (Project Status Reports)：可以設定利害關係人想要收到專案現況報告時間，例如：老闆要求在周五15:00前、客戶需要在周一11:00前獲得專案現況報告，AI可以準時將這些現況資訊備妥、傳送給需要現況報告的利害關係人。

  3. 任務的提醒 (Task Reminder) ：AI可以依據專案經理的設定，提醒相關利害關係人「何時、該做何事」。

  4. 彙整「常見問題與解答 (FAQs, Frequently Asked Questions) 」：例如針對「培訓備忘錄」彙整出「常見問題與解答」，有時人工須費時一週的工作，AI可以在數分鐘之內彙整出來。

  5. 尋找資訊 (Find Information)：例如：請幫我找出2025年1月間，有關加州野火的資訊，AI會迅速彙整我們需要的資訊。

  6. 自動語言翻譯 (Automatic Language Translation)：帶領國際團隊開會或討論問題時，此功能幫助甚大，成員可以即時開會、大幅度降低語言障礙。

  7. 預測任務截止日期 (Predict and Determine Deadlines)：依據專案現況，隨時預測時程截止日，專案經理據以推測：任務是否可以如期達成。

  8. 更新專案基準 (Revise and Update Baselines)：依據專案現況，來更新專案基準，當然須遵循專案「變更基準」的程序。

  9. 協助管理範疇潛變 (Help Manage Scope Creep)： 當客人要求更多功能時，AI可以依據專案範疇資訊，即時回答是否造成潛變，幫助專案經理判定是否接受此一新要求。

  10. 風險衝擊評估 (Cost Estimate and Probable Slippage due to New Risk)：依據辨識出的風險項目，預測將對專案造成若干的成本衝擊、時程延遲；供專案經理做風險管理的參考。

  11. 計算成本超支 (Cost Over Run)：任何時間，可以計算成本是否有超支。

  12. 彙整經驗學習 (Lessons Learned)：這對專案辦公室 (PMO, Project Management Office)人員幫助甚大，例如：要求AI從去年每個專案的結果，匯出一整年的經驗學習，可以節省大量人力工時。


【注意事項】

注意：

  1. 使用AI之前，須依據組織內部作業流程，獲得相關利害關係人書面同意後，才可以使用。

  2. 人工智慧幻覺*(AI Hallucination) 隨時可能存在，因此AI的產出物，仍需專案經理做最後修飾。


【結論】

AI的快速發展，已經是無法阻擋的大趨勢，沒有人可以置身事外。與其排拒它，不如靜下心來瞭解它、善用它；讓它幫助我們，使我們成為更具競爭實力、名符其實的專案管理大師。


*AI 幻覺，即所謂的「一本正經胡說八道」，是指 AI 模型生成的錯誤或誤導性的結果。這類錯誤可能由許多因素造成，包括訓練資料不足、標註時候致錯率、或是用來訓練模型的資料存在偏差。對用來做重要決策（例如：醫療診斷或金融交易）的 AI 系統而言，AI 幻覺可能是一大問題。

參考資料: PMI (2025), “The Rise of AI: How AI is Revolutionizing Project Management.”


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